ワークフローは企業に大きな利点をもたらします。 具体例を考えてみましょう。

たとえば、ある電力会社が ActiveFlow を使って、顧客がインターネット経由で新規接続を申し込めるようにするケースを考えてみましょう。 顧客は、インターネットによりオンラインで申込み用紙に記入でき、オプションでマップを (添付ファイルとして) 送付できます。 申込み内容は自動的に電力会社の本部に送られ、担当者にチェックされます。 社内のワークフロー プロセス経由でイントラネット上で供給が承認され、(接続時間やその他の詳細情報を含む) 結果がインターネット経由で顧客に送られ、さらに電子メールでも通知されます。 この申込み処理全体は、ActiveModeler と ActiveFlow を使って数時間以内に構築でき、ActiveFlow が実際に運用されるワークフローをコントロールします。

• ワークフローは、業務を形式化します。 ワークフロー設計者が定義した妥当性と監査のチェックにより、すべての手順が正しく行われたことを確信できます。 担当者が誤って手順を飛ばすことはありません。 意外なことに思われますが、不適切な作業もコントロールされ、未定義の仕事に対して時間が費やされることはありません。
• 自動化と再現性のおかげで、処理ボリュームを気にせずにすみます。 業務トランザクション量が増えても、それに比例して社員を増やす必要はありません。
• 社員は、より重要で有意義な作業を担当でき、生産性が向上します。
• 事務処理と書類管理が廃止されます。
• 追跡オプションが改善されました。 顧客や担当者は作業項目の状況を即座に把握することができます。 「誰が、いつ、どこで」の質問にワークフローが答えます。
• 外部データベースへのインタフェースにより、妥当性チェックや外部プロセスとのインタラクションが、自動化および効率化されます。
• 人が行っていた判断を、人と同じ判断基準に基づいてワークフローが行います。
• 業務の効率がより正確に測定できます。 日別の処理量が簡単に確認できます。
• ワークフロー システムは組織のデータベースにリンクしているので、誰が何を行うかを知ることができます。
• あらかじめ定義されたユーザー権限によりセキュリティが確保されます。 必要なユーザーにのみアクセス権が与えられます。
• 適切な監査証跡により、各作業項目、実行された作業、実行日時、実行者が表示されます。