Lassen sie uns sehen wie das in der Anwendung aussieht.

1. Zuerst definieren Sie Ihren Geschäftsprozess mit Avantage im BPMN Standard.
(Zum Vergrößern klicken sie bitte auf das Bild)

2. Dann die Daten an den entsprechenden Punkten im Prozessmodell erfassen – eine solche Erfassung sieht folgendermaßen aus: 

Sie können ein Element im Diagramm (oder dem BP-Baum) auswählen und dann die SOX Eigenschaften direkt mit der SOX-Inspector-Ansicht verändern.

Sie können ganz einfach einen Bericht über diese Kontrollelemnte erstellen:

 

und alle Berichte werden als Excel-Tabelle dargestellt. (Bitte klicken Sie auf das untenstehende Bild um ein detailierteres Bild zu sehen)

 

Es gibt viele Berichte die besagen, dass Unternehmen erheblich mehr als vorausberechnet für die SOX 404 Compliance ausgeben. Unternehmen suchen immer mehr nach Möglichkeiten, der SOX Compliance gerecht zu werden, aber zu niedrigerern Kosten.

Der Avantage SOX Inspector, erstellt auf Basis Ihres Firmenprozessmodells, kann Ihnen dabei helfen sowohl die Kosten für die Compliance zu reduzieren, als auch bessere Compliance Kontrollinformationen zur Hand zu haben.

In der Anfangszeit der SOX 404 Compliance:

◆ Teure Berater von außerhalb werden normalerweise engagiert um besondere Expertise, die so nicht im Unternehmen vorhanden ist, hereinzubringen.

◆ Interne Berater werden zum SOX Team hinzugefügt um die internen Resourcen nicht zu sehr zu belasten.

◆ Wirtschaftsprüfungsunternehmen werden genutzt um die Bemühungen um Compliance zu überprüfen.

◆ Auch das interne Management wird stark miteinbezogen, oft verbunden mit beträchtlichen Kosten für die gesamte Business Performance.

◆ Standardisierte Tools werden oft nicht verwendet.


Während ein solcher Ansatz in der Anfangszeit der SOX Compliance noch nützlich war, muss eine nachhaltigere, langfristige Lösung vorgestellt werden.

 

Während wir immer noch einen internen SOX Spezialisten und  sicher auch die Berichte der interen/externen Revisoren benötigen, besteht der Avantage Ansatz darin, dass viele Aspekte, die von von einem unabhängigen und zweckbestimmte Team bearbeitet werden, zu einem Bestandteil des täglichen Geschäfts werden können. Auf diese Weise sind die Prozesseigner verantwortlich für eine große Menge der Compliance Dokumentation und der Prüfung der Kontrollen.
Interne Revisoren oder SOX Spezialisten werden die SOX Compliance Initiative überwachen und sind verantwortlich für die Qualität des Prozesses durch Revisionen auf hoher Ebene um die Effektivität der Kontrollen und Verfahren zu gewährleisten. Ein weiterer Vorteil dieser  Herangehensweise ist der, dass der Prozessverantwortliche beginnt die Prozesse besser zu verstehen. Wir werden so das Konzept des Re-Engineering oder der Umwandlung von Geschäftsprozessen in das Unternehmen einbringen.

Lassen Sie uns nun sehen wie solch ein Ansatz angewandt werden kann

1. Übernehmen Sie Avantage als Ihr standardisiertes Tool 

Als erstes brauchen sie ein standardisiertes Tool zur Prozessdefinition, das einfach zu benutzen ist und überall im Unternehmen eingesetzt werden kann. Eine solche Standardisierung sichert, dass Prozessdefinitionen und –kontrollen von verschiedenen Prozessteams innerhalb eines Unternehmens nicht missgedeutet werden können, wenn die Dokumentations- oder Prüfungsverantwortung auf den Prozesseigner übergeht.
ActiveModeler Avantage hat den Vorteil, dass es ein leicht zu verwendendes Tool ist, das zu 100%  den internationalen BPMN Standars entspricht, so dass die gesamte Prozessdokumentation des Unternehmens in einem aktzeptierten Standard gehalten ist.

2. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, damit die Processverantwortlichen Ihre eigenen Prozesse dokumentieren können und, dass ist wichtig, so detailiert wie nötig. Mit Avantage ist das ganz einfach. Sie können sich auch sicher sein, dass alle Angestellten die Prozesse in der gleichen Art und Weise dokumentieren werden. Nach einer eintägigen Schulung können Ihre Mitarbeiter Prozesse im internationalen Standard dokumentieren. Alle graphischen Elemente sind streng kontrolliert und definiert. Auch Dokumente und technische Spezifikationen können erfasst werden.

3. Dokumentenkontrolle

Um zu gewährleisten, dass nur dazu Berechtigte Dokumente aktualisieren und durchsehen können, muss Ihr Unternehmen eine verständliche Dokumentenkontrolle mit richtig definiertem Review-Prozess einsetzen. Das ist unerlässlich um Sicherzustellen, dass die Prozess- und die Kontrolldokumentation immer korrekt ist. Eine solche Prozessdokumentation kann, falls notwendig, zwecks Versionenkontrolle in einem CVS Repository aufbewahrt werden. Dieses Repository dient als ein elektronisches Daten-Tresor und ist besonders für größere Unternehmen nützlich. Aktualisierungen dieser Dokumentation können genauestens geprüft werden. Avantage hat eine einfache Verbindung zum CVS Repository, mit simplen Check in/Check out Befehlen.

4. Die Kontrollen definieren

Nach der Prozessdokumentation müssen wir Kontrollen hinzufügen. An dieser Stelle kommen die internen SOX Experten ins Spiel, um den Prozessverantwortlichen, top-down, anzuleiten und zu schulen, dass er weiß, welche Arten von Kontrolle notwendig sind und wie diese internen Kontrollen getestet werden können. Man muss bedenken, dass es bei SOX um Kontrollpunkte geht und nicht nur um das Dokumentieren von Verfahren. Avantage erlaubt Ihnen diese Kontrollpunkte zu beleuchten und die Kontrollverfahren zu dokumentieren. Alle Kontrollpunkte können etwa in rot auf der Prozesskarte dargestellt werden. Früher haben viele Unternehmen eine zu große Zahl von SOX Kontrollen und Beurteilungen eingesetzt.
Deswegen ist eine top-down Herangehensweise notwendig, um exakt zu entscheiden welche Art von Kontrollen notwendig sind. Avantage erlaubt Kontrollen auf der Ebene der zu bearbeitenden Prozesse oder auf höheren Entitätsebenen.

5. Das Prüfen der Kontrollen

Nach der Schulung können die Prozesseigner gute und schlechte interne Kontrollen erkennen,  ebenso wie gute bzw. nicht zufrieden stellende Dokumentationen. Sie sollten ein klares Verständnis der gesamten Vorraussetzungen von Prozessdokumentation haben und Kenntnisse aller internen Kontrollen der Prozesse die sie bearbeiten. Ein Verfahren sollte vorhanden sein, um den Compliance Prozess zu verbessern, normalerweise durch die Prüfung mit internen Revisoren und SOX Spezialisten. Schulungen für Prozessverantwortliche und Mitglieder der Teams sollten automatisch abgebrochen werden, wenn Mängel in der internen Kontrolle erkannt werden, damit der Prozess oder eine bestimmte Zeitspanne seit dem letzten Schulungskurs vergangen ist.

6. Die Kontrollen prüfen

Avantage verwendet eine Standard für die Berichte der Prozesskontrollen und Prüfungsergebnisse, um zu gewährleisten, dass interne Kontrollen beständig in der gleichen Art und Weise über alle Operationen innerhalb des Unternehmens und über die Zeit geprüft werden. Diese Bedingung ist entscheidend dafür, den Complianceprozess erfolgreich innerhalb des Unternehmens einrichten zu können. Nur berechtigte Personen wie etwa interne Revisoren oder Prozessmanager sollten dazu ermächtigt sein diese Tests zu aktualisieren. Wenn eine Prüfungsmethode zur internen Kontrolle auf den neuesten Stand gebracht ist, dann sollte nur die neueste Version zum Testen der internen Kontrolle einer jeden Operation innerhalb des Unternehmens verwendet werden.

7. Sichtbarkeit der Testergebnisse

Avantage erlaubt eine einfache Sichtbarkeit der untere Barrierenwerte zum Zweck interner Kontrollen in Excel. Diese können automatisch als Mängel gekennzeichnet und innerhalb des Unternehmens zurückverfolgt werden. Wichtige Prozessverantwortliche und interne Revisoren können solche Mängel durchschauen.

8. Korrekturen

Korrekturen für alles was unter Nennwert der Kontrolle ist, müssen innerhalb des Unternehmens rückverfolgt werden um zu gewährleisten, dass die Mängel in einem genehmigten zeitlichen Rahmen behoben wurden.

 

Hohe Funktionalität	Risiken, Kontrollpunkte, Erklärungen, COSO Attribute, Ratings, Tests und Evaluationen können alle für einen BPMN-Prozess erfasst werden.
Risiken in verschiedenen Entitätsebenen	Risiken können auf der Ebene von Diagramm, Pool, Verantwortlichkeitsbereich oder Aufgabe definiert werden.
Tabelleneditoren	Standardisierte Einstellungen von Risiken, Kotrollpunkten, Erklärungen, COSO Attributen, Ratings und Tests können bearbeitet werden und genau so eingestellt werden wie es Ihr Unternehmen braucht.
Farbkodierung und Präfixmarkierung	Aufgaben mit einem Risiko können, je nach Ihren Vorlieben, mit einer Farbe hervorgehoben werden. Ein zusätzliches Symbol kann zugeordnet werden. (besonders nützlich für organisatorische Einheiten und schwarz-weiß Druck)
Prüfpfad	Updates und interne und externe Revisionen werden aufgezeichnet und mit der Zeit versehen und Versionen davon können im CVS Repository aufbewahrt werden.
Excel Risikokontroll Matrix	Der RCM wird in Excel ausgegeben. Die Analyse kann für einen oder mehrere Prozesse erfolgen, abhängig vom ausgewählten Analysepunkt im Prozessbaum.
Excelformatierung	Das RCM-Blatt kann, entsprechend Ihrer Präferenzen, so erstellt, formattiert werden wie Sie es wünschen.